Secrétaire

Accueillir et réceptionner en première ligne les questions, demandes et dossiers des citoyens belges ou étrangers.
afin d'apporter une réponse ou aide immédiate ou de les relayer/transmettre au responsable.
Informer le visiteur sur les documents nécessaires, les règles et procédures, les délais etc.
Informer et répondre aux demandes par mail, téléphone; les faire suivre si nécessaire auprès d'un responsable..
Réceptionner et examiner les documents présentés .
Questionner/orienter/conseiller/aider le demandeur au mieux dans sa démarche.
Enregistrer les dossiers dans les logiciels indiqués et selon les règles en vigueur.
Informer le demandeur de l'issue de son dossier.
Délivrer des attestations ou autres documents requis au demandeur.
Préparer, encoder et suivre l'évolution les dossiers selon les procédures et règles en vigueur afin de soutenir le responsable/service/poste dans ses activités consulaires.
Vérifier les documents et faire compléter les dossiers introduits le cas échéant en contactant le demandeur.
Vérifier les documents si nécessaire sur le plan de leur authenticité.
Préparer les dossiers, le cas échéant après une pré-analyse, donner un premier avis aux gestionnaires de dossiers sur base des documents et des contacts avec le visiteur.

Vous avez des notions de néerlandais (exigé)